Knowledge Sharing dengan SMA Telkom Bandung dalam Kegiatan Audit Internal untuk Implementasi ISO 9001:2015
Instansi pendidikan, dalam menghadapi persaingan global haruslah mampu menentukan langkah-langkah yang perlu diambil dalam memastikan sistem yang berjalan telah memenuhi kebutuhan proses bisnis institusi dan menjadi best practice dalam mengidentifikasi permasalahan. Untuk memastikan bahwa proses yang dilakukan di SMA Telkom Bandung sudah sesuai dengan salah satu persyaratan standar internasional, maka Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) menargetkan bahwa SMA Telkom Bandung harus tersertifikasi ISO 9001:2015 pada tahun 2019.
Dalam kegiatan abdimas sebelumnya, sudah dilakukan menyusun dokumen-dokumen yang diperlukan dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015. Selanjutnya sebagai kegiatan self assessment, SMA Telkom akan melakukan audit internal, sehingga diperlukan pengetahuan mengenai pelaksanaan kegiatan audit internal, dan penyusunan laporan audit tersebut.
Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung dalam rentang waktu Januari sampai Juni 2019, melalui beberapa tahap yang dapat di uraikan sebagai berikut:
a. Pendampingan Pembuatan Checklist Audit
Setelah dilakukan pertemuan kordinasi antara tim penyusunan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dari SMA Telkom dengan tim abdimas dari Universitas Telkom, diperoleh kesepakatan format checklist yang akan digunakan dalam kegiatan audit internal di SMA Telkom Bandung, yaitu mengintegrasikan antara Perangkat Akreditasi SMA/ MAN dengan persyaratan Standar ISO 9001:2015. Berdasarkan hal tersebut, tim abdimas membuat checklist audit, kemudian pemetaan pemilik proses tiap pertanyaan audit dilakukan oleh tim SMA Telkom dibantu tim abdimas. Dokumen checklist audit internal SMA Telkom Bandung sudah diinputkan ke dalam aplikasi.
b. Pembuatan Aplikasi Audit
Setelah template checklist disepakati, maka pembuatan Aplikasi audit ini dapat dilakukan secara paralel dengan pendampingan penyusunan checklist audit. Diharapkan pada saat checklist selesai dibuat, maka dapat diinputkan ke aplikasi ini.
c. Pembuatan modul pelatihan pelaksanaan audit internal dan penggunaan aplikasi audit.
Modul yang dibuat adalah modul untuk pelatihan dan workshop persiapan audit internal, yang terdiri dari dua modul, yaitu : (a) Modul pelatihan dan sharing knowledge tentang kegiatan audit internal, mulai dari tujuan dan manfaat audit internal, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan hasil audit. (b) Modul pelatihan penggunaan aplikasi audit, yang meliputi cara menggunakan aplikasi, menginputkan checklist audit, dan menetapkan pemilik proses dari tiap pertanyaan (auditee)
d. Workshop pelaksanaan audit internal dan penggunaan aplikasi audit.
Pelaksanaan pelatihan dan workshop tentang audit dan penggunaan aplikasi dilakukan dalam satu hari penuh yang terbagi atas dua sessi. Hasil dari pelatihan dan workshop ini adalah pemahaman tentang kegiatan audit internal, dan tim implementasi Sistem Manajemen Mutu SMA Telkom Bandung dapat menggunakan aplikasi audit. Selanjutnya, checklist audit akan diinputkan ke aplikasi oleh tim dari SMA Telkom Bandung.
e. Pendampingan Pengisian Checklist Audit di Aplikasi
Kegiatan pendampingan ini untuk memastikan bahwa checklist audit yang diinputkan ke Aplikasi sudah sesuai dan cara menginputkan juga sudah sesuai. Sehingga akhirnya SMA Telkom Bandung sudahmemiliki alat yang memudahkan terlaksananya kegiatan audit internal.
Luaran kegiatan ini adalah dokumen checklist audit, dan aplikasi audit yang dapat digunakan untuk memudahkan dilaksanakannya proses audit, mulai pembuatan checklist, sampai pembuatan rekap hasil audit.
Setelah kegiatan ini selesai, diharapkan bisa dilanjutkan dengan kegiatan pendampingan audit internal, yang meliputi: Pendampingan audit internal, Melanjutkan pembuatan aplikasi audit sampai ke tahap rekap data hasil audit, dan Pelatihan dan workshop pembuatan laporan audit dan monitoring penyelesaian temuan audit.
