Fakultas Informatika Menyelenggarakan Knowledge Sharing Gap Analysis dan Risk Assessment
Persaingan di dunia global semakin luas, termasuk dunia internasional. Perusahaan baik nasional maupun internasional lebih melirik SMA/SMK dengan sertifikasi ISO 9001:2015 karena sudah terjamin kualitas proses pengelolaan. Dimana unsur-unsur sekolah yang baik tidak hanya pada kurikulum pendidikan yang diperhatikan, namun mutu manjemen sekolah menjadi salah satu faktor penting.
ISO 9001:2015 merupakan sertifikasi penjaminan sistem mutu suatu organisasi, dimana standar ini tidak hanya fokus kepada hasil yang ingin dicapai, tetapi proses juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Proses komunikasi dan alur koordinasi dalam sekolah akan membuat suatu sistem dengan uraian kerja, penanggung jawab dan standar operational prosedur (SOP).
Dan untuk memastikannya keefektifan sistem tersebut, perlu dilakukan audit, baik dari internal maupun eksternal sekolah. Karena melalui audit ini akan menemukan kelemahan system yang selanjutnya akan dilakukan perbaikan. Pengukuran proses tersebut harus dilakukan secara berkala.
Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) telah menargetkan SMA TELKOM Bandung untuk melaksanakan sertifikasi ISO 9001:2015 pada tahun 2019. Akan tetapi hingga saat ini, SMA TELKOM Bandung belum pernah melakukan kegiatan dan belum mengetahui persiapan untuk pelaksanaan sertifikasi ISO 9001:2015.
Kondisi yang baru terpenuhi oleh SMA TELKOM Bandung adalah dokumen berdasarkan ISO 9001:2008, hanya belum mendapatkan sertifikasi. Namun untuk kegiatan awareness ISO 9001:2015, telah mereka dapatkan dari Yayasan Pendidikan Telkom (YPT). Akan tetapi hal ini belum dapat mereka tindak lanjuti dikarenakan tidak tersedianya sumber daya untuk memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015.
Berdasarkan data analisis kesiapan rencana implementasi system manajemen mutu ISO 9001:2015, maka pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, kami bermaksud untuk meningkatkan sumber daya di SMA TELKOM Bandung melalui kegiatan Knowledge Sharing khususnya dalam pemahaman Gap Analysis dan Risk Assessment.
Kegiatan Pengabdian Masyarakat ini merupakan kolaborasi dari 3 tim, yang berasal dari Fakultas Informatika (IF), Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) , dan Fakultas Rekayasa Industri (FRI). Masing-masing tim bertanggung jawab terhadap kegiatan knowledge sharing tentang, risk assessment, gap analysis, dan pelatihan auditor internal.
Partisipasi dari Mitra, yaitu SMA Telkom Bandung amatlah penting bagi suksesnya penerapan sistem manajemen mutu. Beberapa peran dari mitra meliputi : melaksanakan evaluasi dan revisi SOP, menyediakan kandidat calon auditor internal, dan berkoordinasi dengan pimpinan di Internal Organisasi
Hasil yang dicapai dari kegiatan ini adalah :
- Adanya dokumen hasil Gap Analysis
- Tujuh SOP yang terdiri dari : 1 SOP bidang Kurikulum, 4 SOP bidang Kesiswaan, 1 SOP Kepegawaian, dan 1 SOP Keuangan
- Dokumen Risk Assessment dari Bidang Kurikulum, dan dari Tata Usaha
- Tiga orang auditor internal yang bersertifikat BSI (British Standards Institution)
- Setelah kegiatan ini selesai, diharapkan bisa dilanjutkan dengan kegiatan audit internal, yang meliputi :
- pelatihan penyusunan daftar tanya (checklist) audit
- pembuatan aplikasi audit yang membantu proses audit, mulai dari audit visit, sampai dengan rekap dan analisis data hasil audit
- pelatihan monitoring penyelesaian temuan audit
Melalui kegiatan Pengabdian Masyarakat knowledge sharing dengan SMA TELKOM Bandung dalam pemahaman Gap Analysis dan Risk Assessment untuk Implementasi ISO 9001:2015, mampu membantu mempersiapkan sekolah menghadapi sertifikasi ISO 9001:2015.
